افراد مختلف به دلایل گوناگون ممکن است از محیط کارشان اخراج شوند. ممکن است برخی از قوانین محیط کاری را نادیده بگیرند، رفتار نامناسبی داشته باشند یا کارایی شان از نظر مدیر مجموعه قابل قبول نباشد. گاهی هم تعدیل نیرو سبب می شود که کارفرمایان در مورد اخراج برخی از کارمندان تصمیم بگیرند. البته دلایل برکناری کارمندان به این موارد محدود نمی شود و عوامل متعددی دست به دست هم می دهند تا فردی از کار برکنار شود. کیتی فیلیپس مدیر ارشد با تجربه و موفقی است که تجربیاتش را در اختیار شما قرار می دهد تا بدانید در این مواقع چطور باید رفتار کنید و چگونه باید یک کارمند را محترمانه و بی دردسر مرخص کنید.
مطمئن شوید
در ابتدا باید در مورد مرخص کردن کارمند یا کارگری که فکر می کنید دیگر برای موقعیت شغلی فعلی مناسب نیست، کاملا مطمئن باشید. اگر از موضوعی عصبانی هستید هنگام خشم و ناراحتی در مورد افرادی که برای شما کار می کنند، تصمیم نگیرید.
اجازه دهید که آتش خشم شما فروکش کند و سپس اوضاع را به طور منطقی بررسی کنید. اگر می بینید که یکی از کارکنان مرتکب خطایی شده، با عجله در مورد او قضاوت نکنید و بعد از اطمینان از ناکارآمد بودن او، برای ماندن یا اخراجش تصمیم درستی بگیرید.
چطور محترمانه کارمندی را اخراج کنید؟
بیشتر بخوانید: بهترین شیوه های برانگیختن کارمندان
مراقب شایعات باشید
توصیه بیشتر مدیران این است که این خبر بد را خودتان به اطلاع کارمند موردنظر برسانید و اجازه ندهید که شایعه هایی به گوشش برسد. کیتی فیلیپس در این باره می گوید:«تجربه ثابت کرده که بهتر است مدیر یا مسئول هر بخش خبر اخراج را به کارمند مورد نظر اطلاع دهد و البته دلایل این موضوع را توضیح دهد. وقتی شایعه اخراج کارمندی پخش می شود و دهان به دهان می چرخد تا به گوش کارمند می رسد، ناراحتی و تنش های بیشتری ایجاد می کند. »
گاهی اوقات لازم است که مسئولان بخش حراست هم در جریان باشند تا در صورت بروز مشکل و درگیری به موقع در محیط حاضر شوند و تنش ها را به موقع خنثی کنند.
مختصر و مفید حرف بزنید
موضوع دیگری که مدیران با تجربه روی آن توافق دارند این است که بهتر است جلسه اخراج کوتاه باشد و بین ۱۵ تا ۳۰ دقیقه طول بکشد. کافی است مدیر ارشد دلایل برکناری را توضیح دهد و جلسه را در کمترین زمان ممکن به پایان برساند. ون وریدز مدیر دیگری است که دلیل این موضوع را این طور توضیح می دهد:« وقتی به کارمندی اطلاع می دهید قرار است از کار برکنار شود، بطور حتم ناراحت و غمگین می شود و به احتمال زیاد دلش می خواهد هر چه سریع تر آن محل را ترک کند. البته گاهی اوقات برخی کارمندان واکنش های دیگری از خودشان نشان می دهند اما به هرحال بهتر است که این جلسه مختصر و کوتاه باشد.»
پیشنهاد می شود جلسه با دلایل برکناری شروع شود. درست است که اجرای تصمیم با قاطعیت کامل اهمیت دارد اما به هر حال فردی که روبه روی شما نشسته یک انسان است واحساسات دارد. به چشم هایش نگاه کنید و دلایل منطقی تان را به طور واضح بیان کنید. سربسته و با نیش و کنایه حرف نزنید و به حاشیه نروید. اصل مطلب را بگویید.
برای فرار از موقعیت همزمان مشغول کار با اینترنت یا کنترل ایمیل های تان نباشید. این کار نه تنهای بی احترامی به کارمند است، بلکه بی تفاوتی و رفتار غیر اصولی شما را نشان می دهد. سپس یک یا دو دقیقه به این فرد فرصت دهید تا کلمات شما را هضم کند. گاهی اوقات کارمندان از قبل حدس می زنند که ممکن است چنین اتفاقی در انتظارشان باشد اما بعضی وقت ها به دلیل تعدیل نیروی ناگهانی، شاید فرد مقابل شوکه شود و پذیرش این موضوع برایش ساده نباشد. یک مدیر موفق فردی است که قبل از شروع جلسه تصمیمش را به طور قاطع گرفته باشد و صحبت ها یا ابراز ناراحتی فرد در تغییر تصمیم او نقشی ایفا نکند.
جر و بحث نکنید
بعضی از افراد به محض اینکه می فهمند قرار است شغل شان را از دست بدهند، ساکت و آرام یک جا نمی نشینند و واقعیت را به سادگی نمی پذیرند. بعضی ها هم به شدت عصبانی می شوند و شاید جر و بحث به راه بیندازند یا صدایشان را بالا ببرند اما این واکنش ها چندان اهمیت ندارد. بهتر است کارفرما اجازه ندهد که جر و بحث ادامه پیدا کند و فقط شنونده باشد. اگر از مدیرانی هستید که نسبت به اخراج کارمندتان اطمینان کافی دارید، هیچ بهانه ای را نپذیرید و مشاجره را دنبال نکنید. بهتر است بگویید:« می دانم که موقعیت دشواری است اما بهتر است بدانی که با مشاجره و جرو بحث اوضاع تغییر نمی کند و تصمیم گرفته شده عوض نمی شود.»
بهترین زمان برای اخراج چه روزی است؟
نمی توان گفت که چه روزی برای اخراج کارمندان مناسب تر است. گروهی می گویند چهارشنبه و قبل از تعطیلات آخر هفته روز مناسب تری است چون تعطیلات می تواند تا حدودی تنش های ایجاد شده را آرام کند. گروهی دیگر می گویند که شنبه روز بهتری است چون کارمند اخراج شده فرصت دارد تا برای یافتن شغل تازه اقدام کند و لازم نیست دو روز تعطیلی را با ناراحتی از بابت بیکاری پشت سر بگذارد.
چند نکته در مورد اخراجی ها
به یاد داشته باشید که اخراج کارمندان همیشه اتفاق بدی نیست و ممکن است حتی مفید هم باشد. درست است که شاید در ابتدا اتفاق ناراحت کننده ای به نظر برسد اما می تواند یک ناراحتی موقت باشد. در واقع فردی که در شغلش موفق نیست و برای این کار ساخته نشده، بهتر است که به دنبال موقعیت شغلی دیگری باشد تا در آن حرفه موفقیت های بهتری داشته باشد. وقتی کارمندی که کارایی لازم را ندارد از کارش برکنار می شود، این فرصت و آزادی برایش به وجود می آید که مسیر زندگی اش را تغییر دهد و به سمت یادگیری، آموزش یا استخدام در حرفه مطلوب دیگری برود.
چطور محترمانه کارمندی را اخراج کنید؟
رفتار شما نسبت به یک کارمند می تواند تصویر خوب یا بدی از عملکرد شما در ذهن سایر کارمندان ایجاد کند بنابراین مهم است که رفتار شما منصفانه به نظر برسد. اگر دیگران فکر کنند که کارمندی در کمال بی انصافی اخراج شده، شاید این تصور را داشته باشند که ممکن است نفر بعدی خودشان باشند. از این رو نحوه برخورد با کارمندی که قرار است اخراج شود اهمیت زیادی دارد.
اگر می بینید که مدام مجبور به اخراج کارمندان هستید یا کسانی که استخدام می شود گاهی اوقات خودشان مجبور به ترک محیط کاری و استعفا می شوند، باید بدانید که شاید اشکال از مدیریت شما باشد. این احتمال وجود دارد که تکنیک های مدیریت را به درستی نمی دانید یا شاید در محیط کار عوامل نامساعدی وجود دارد که سبب بروز چنین مشکلی می شود.
همدردی را از یاد نبرید
بعد از پایان جلسه لازم است که مدارک و اسناد را از کارمند اخراج شده تحویل بگیرید و از او بخواهید اطلاعات، نرم افزارها یا سایر تجهیزات و وسایل را تحویل دهد. درپایان دوباره به چشم های کارمند نگاه کنید، با او دست دهید و برایش آرزوی موفقیت داشته باشید. در تمام طول این مراحل احساس همدری کلید مهمی است که نباید آن را فراموش کنید. از خودتان بپرسید اگر جای این فرد بودید، دلتان می خواست با شما چطور رفتار می شد؟ بیشتر افراد دوست دارند که کارفرما حتی اگر از کارشان راضی نیست، در پایان جلسه از آنها بابت یک دوره همکاری تشکر کند.